Dokumentenmanagement - Deutscher Bildungsserver

Dokumentenmanagement

10.03.2023, 09:30 Uhr - 10.03.2023, 13:00 Uhr

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Modul 3 der Reihe Methoden und Instrumente der formalen und inhaltlichen Informationserschließung

In der Berufspraxis im Unternehmen stellt sich häufig die Frage: „Wo soll ich das hin sortieren? – Und wie finden es andere später wieder? Insbesondere kollaborativ arbeitende Teams müssen sich mit diesen Fragen auseinandersetzen und sich auf gemeinsame Standards und Regeln verständigen. In der Praxis geht häufig viel kostbare Zeit für Recherchen verloren, weil Dokumente auf privaten Desktops, in persönlichen Laufwerken und E-Mail-Ablagen oder in inkonsistenten, unüberschaubaren zentralen Ablagen versteckt sind.
Auch für das Dokumentenmanagement in Unternehmen sind folglich geeignete Ordnungssysteme notwendig. Wir kennen das aus Bibliotheken und Archiven. Kein Büro kommt heute ohne ein oder mehrere Ablagesysteme aus. Informationen lassen sich später nur dann wiederfinden und auswerten, wenn sie zuvor passgenau mit sogenannten Metadaten gekennzeichnet wurden und wenn konsistente und nachvollziehbare Taxonomien zur Einordnung vorhanden sind – vor allem dann, wenn diese „Sammlungen“ immer größer werden, viele Nutzer darauf zugreifen. In Zeiten von Digitalisierung, Suchmaschinen und Big Data hat sich das nicht geändert, auch wenn heute vermehrt automatisierte Erschließungsverfahren für Dokumente aller Art eingesetzt werden.